Anonymisierte Mitarbeiterumfragen

MIT REGELMÄSSIGEN MITARBEITERUMFRAGEN STEIGERN SIE DIE LOYALITÄT UND SENKEN DIE FLUKTUATION

IHRE TOP-MITARBEITER LANGFRISTIG ZU HALTEN UND NEUE ZU GEWINNEN IST EINE HERAUSFORDERUNG. ERKENNTNISSE AUS STRUKTURIERTEN FEEDBACK-SYSTEMEN WERDEN UNVERZICHTBAR.

LEITFADEN UND EMPFEHLUNGEN FÜR ERKENNTNISREICHE UND AKZEPTIERTE MITARBEITERUMFRAGEN –
SO ERHALTEN SIE DIE INSIGHTS, MIT DENEN SIE ARBEITSPLÄTZE SCHAFFEN, DIE IN DAS LEBEN IHRER MITARBEITENDEN PASSEN UND MIT DENEN SIE IHRE ARBEITGEBERMARKE STÄRKEN UND BEGEHRLICHER MACHEN

Ihr Unternehmenserfolg hängt weitgehend von Ihren Mitarbeitenden ab. Wie motiviert und zufrieden sind sie? Wann und warum tendieren Sie zu Unzufriedenheiten? Was fördert ihre Loyalität? Was ist wichtig, damit sie sich mit ihrem Unternehmen – ihrem Arbeitsplatz – identifizieren und sogar zum Unternehmensbotschafter werden? Ihre Mitarbeiter haben das meiste Wissen über Ihre Kunden und Mandanten, Ihr Produkt und Ihre Prozesse. Mitarbeitermotivation und die Mitarbeiterzufriedenheit sind entschiedene Erfolgsfaktoren. Durch Mitarbeiterbefragungen kann das Wissen Ihrer Mitarbeitenden erhoben und in effiziente Maßnahmen umgewandelt werden.

Nutzen Sie diesen Leitfaden. Informieren Sie sich vorab. Für ein kostenloses, ausführliches Informationsgespräch sind wir gern für Sie da.

WARUM MITARBEITERBEFRAGUNGEN?

Sie binden Ihre Fachkräfte aktiv über eine Mitarbeiterbefragung in den stetigen Veränderungsprozess des Unternehmens ein und ermöglichen eine Mitgestaltung. Allein die Einbindung bringt Ihnen Loyalität, Akzeptanz, Zusammenhalt.

Frühwarnsystem
Die regelmäßige Mitarbeiterbefragung gibt Ihnen einen steten Eindruck über die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Entstehende Unzufriedenheit inklusive Ursachen können frühzeitig aufgedeckt werden. Somit können Sie Risiken und Chancen frühzeitig identifizieren.

Entscheidungsgrundlage
Die Befragungsergebnisse der Mitarbeiterumfrage liefern umfangreiche Hinweise darauf, wie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihre Personalarbeit bewerten. Der Vergleich der Ergebnisse mit ähnlichen Unternehmen kann überdies als eine Orientierung dienen (Benchmark).

Vertrauensbildung
Wenn Ihre Mitarbeiter merken, dass Ihre Antworten ernst genommen werden, dass sie etwas verändern können und dass mit ihren Daten sensibel umgegangen wird stärkt dies das Vertrauen in Ihr Unternehmen.

Verbesserung der internen Kommunikation
Über die Mitarbeiterbefragung ermöglichen Sie Ihrer Belegschaft, anonymes Feedback zu unterschiedlichen unternehmenspolitischen Fragestellungen zu geben und Unternehmensprozesse zu optimieren.

MERKMALE DER MITARBEITERBETRAGUNGEN AUF EINEN BLICK

Die Mitarbeiterbefragung ist ein Instrument zur Erhebung quantitativer und qualitativer Daten von Mitarbeitern eines Unternehmens.

✔ Es wird i.d.R. die gesamte Belegschaft befragt
✔ Die Befragung verläuft anonym, freiwillig und datenschutzkonform
✔ Ziel ist die systematische Erfassung von Meinungen, Einstellungen, Wünschen oder Erwartungen der Beschäftigten 
✔  Die Ergebnisse der Umfrage werden innerhalb von 2-4 Wochen ermittelt und enthalten spezifische Auswertungen mit verschiedenen Vergleichen 
✔ Die Umfrage findet in regelmäßigem Turnus, z.B. 1-2 mal jährlich, statt 
✔ Beim Reporting werden Entwicklungen im Jahresvergleich berichtet 
✔. Die Vorgesetzten kommunizieren zeitnah die zentralen Problemfelder und stoßen die Ableitung konkreter Veränderungsmaßnahmen an
✔ Die Ergebnisanalyse deckt Problembereiche auf, an denen konkrete Verbesserungsmaßnahmen ansetzen 
✔ Die Effektivität der Veränderungsmaßnahmen ist bei der darauffolgenden Befragung ebenfalls Gegenstand der Bewertung 
✔ Die Befragung flankiert übergeordnete Innovations- oder Veränderungsstrategien. Sie ist u. a. als Datenlieferant in weitere Kennzahlensysteme eingebunden bzw. mit diesen verknüpft

FUNKTIONEN UND NUTZEN DER MITARBEITERBEFRAGUNGEN

Untersucht man den Veränderungsprozess im Nachhinein, so ist dies eine Evaluation, im Vorfeld spricht man von Analyse. Die Kontrollfunktion ist keine Evaluation. Hierbei werden Maßnahmen überprüft. Wenn bspw. Zielvereinbarungen getroffen wurden, kann mit der Befragung deren Durchführung überprüft und bewertet werden.

Analysefunktion 
✔  Information über die Situation im Unternehmen (z. B. Arbeitszufriedenheit, Betriebsklima, Führungsstil etc.) 
✔  Stärken-Schwächen-Analysen (z. B. Personal- und Informationspolitik, Weiterbildungsangebote) 
✔  Bestandsaufnahme und Bedarfsermittlung für konkrete Projekte (z. B. Umstrukturierung) 
✔  Analyse spezifischer Problemstellungen (z. B. Kranktage, Qualitätsbewusstsein)

Evaluationsfunktion: 
✔  Information über Veränderungen und Entwicklungen im Unternehmen 
✔  Beurteilung von Managementstrategien und -instrumenten 
✔  Beurteilung von konkreten Einzelmaßnahmen oder Gestaltungsprojekten

Kontrollfunktion: 
✔ Überprüfung der Durchführung und Umsetzung von konkreten Maßnahmen 
✔ Überprüfung von (verändertem) Verhalten von Vorgesetzten/Führungskräften In Anlehnung an instrumentelle Funktionen von MAB

Interventionsfunktion:
Die Interventionsfunktion knüpft auf Grundlage der Zielsetzung und Weiterverwendung der Ergebnisse an die eigentliche Befragung. Dabei stellt bereits die Befragung selbst eine Intervention dar. ✔ Kommunikation – unternehmensweit, top-down und bottom-up 
✔ Vermittlung der Unternehmens- bzw. Führungsphilosophie 
✔ Initiierung von Reflexions- und Austauschprozessen 
✔ Ableitung und Umsetzung von Veränderungsprozessen auf Basis der Ergebnisse

KOMBINIEREN SIE KLASSISCHE MITARBEITER-BEFRAGUNGEN MIT PULS-CHECKS UND FÜHRUNGSTEAM-GRUPPENDISKUSSIONEN.

Die ausführliche, unternehmensweite Mitarbeiterbefragung (1 x pro Jahr) ist der Klassiker bei den internen Unternehmensumfragen. In den vergangenen Jahren hat sich herausgestellt, dass die Kombination mit agileren, ebenfalls fragebogengestützen Pulse-Checks und mit qualitativen Gruppendiskussionen (Abteilungen und Führungskräfte) den Erkenntnis- und Steuerungserfordernissen der EntscheidungsträgerINNEN in Unternehmen wesentlich besser entgegen kommt.

Während die Mitarbeiterbefragung viele TeilnehmerInnen, in der Regel alle Mitarbeitenden, detailliert und ausführlich per Fragebogen – ggf. mit qualitativen, offenen Textfeldern – befragt, werden die deutlich agileren und kostengünstigeren Pulse-Checks häufiger, in kleineren Einheiten, zu wenigen definierten Themen und in höherer Frequenz (mehrfach pro Jahr/monatlich) eingesetzt. Gruppendiskussionen ergeben wiederum wertvolle Insights, die optimalerweise innerhalb von Diskussionen in Gruppen ihre besondere Erkenntnisqualität und Dynamik erzeugen. Zum Beispiel innerhalb bestimmter Abteilungen, Führungsebenen, Leitungsteams, Salesforces etc.

HOCHEFFIZIENT: REGELMÄSSIGE PULSE-CHECKS

Da der Pulse-Check bisher noch am wenigsten bekannt und verbreitet ist, hier nochmal eine Defionition: Pulse Check, ist eine Mitarbeiterbefragung in der Form eines kurzen und fokussierten Fragebogens, mit dem auch weitreichende Themen behandelt werden können. Regelmäßige Puls Checks erfassen zusätzlich und valide die Stimmung der Belegschaft.

Schnelles und regelmäßiges Feedback

✔ Abfrage von bestimmten Themenbereichen
✔ Kurz und Schnell: Wir empfehlen ca. 10 Fragen
✔ Durchführung 1x im Quartal oder häufiger
✔ Befragung aller MitarbeiterInnen / oder ausgewählte Bereiche
✔ Optimale Ergänzung zur jährlichen Mitarbeiterbefragung

In Verbindung bleiben

Die Verbindung zu Ihren Mitarbeitern ist unerlässlich, um deren Engagement zu fördern und langfristig aufrechtzuerhalten.

Regelmäßig Feedback einholen

Ein kontinuierlicher Austausch mit Ihren Mitarbeitern hilft, einen Überblick darüber zu erhalten, was diesen am Herzen liegt.

Identifizieren von Herausforderungen

Indem das Engagement regelmäßig gemessen wird, können kritische Bereiche identifiziert und proaktiv Maßnahmen ergriffen werden.

Maßnahmen evaluieren

Ist das Ziel erreicht oder müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden? Bewertung der Maßnahmen, um deren Wirkung zu prüfen.

DARAUF SOLLTEN SIE ACHTEN: MIT UNS ALS PARTNER BIETEN SIE IHREN MITARBEITENDEN ANONYMITÄT, DATENSCHUTZKONFOMITÄT, RECHTSSICHERHEIT BEI ALLEN BEFRAGUNGEN

> siehe auch: www.wirtschaftswissen.de.

Auch bei Befragungen darf der Datenschutz nicht fehlen - grundsätzlich steht fest: Die Zufriedenheit der Mitarbeiter per Mitarbeiterbefragung abzuklopfen, ist eine gute Sache. So können Defizite und Mängel aufgedeckt, beseitigt und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz gesteigert werden. Durch die Datenschutz-Brille betrachtet, sollten bei Ihnen im Zusammenhang mit einer Befragung der Mitarbeiter die Alarmglocken läuten. Denn schließlich werden dabei sicherlich personenbezogene Daten erhoben. Und dabei steht der Schutz dieser Daten im Vordergrund. Bei einer Befragung ist also nicht nur die Meinung der Mitarbeiter, sondern auch Ihr Expertenwissen als Datenschutzbeauftragter gefragt.

Prüfen der Rechtsgrundlage

Ist eine Befragung der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen geplant und kommt die Verwendung personenbezogener Daten in Betracht, müssen Sie die dafür nötige Rechtsgrundlage prüfen. Zunächst nehmen wir unter die Lupe, ob § 32 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als Rechtsgrundlage in Betracht kommt. Da finden Sie das Erheben, Verarbeiten und Nutzen personenbezogener Daten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses. §32Abs.1Satz1BDSG  

Bei Ihrer Prüfung steht der Zweck der Mitarbeiterbefragung im Zentrum

Welches Ziel soll mit der Umfrage erreicht werden?
Sind die personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Umfrage erhoben werden, für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich?

Verneinen Sie die Erforderlichkeit der personenbezogenen Daten, kommt § 32 Abs. 1 Satz 2 BDSG als Rechtsgrundlage nicht infrage. Das wird häufig der Fall sein. §28Abs.1Satz1Nr.2BDSG Als weitere Rechtsgrundlage kommt auch § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG in Betracht. Nämlich immer dann, wenn es um die Erfüllung eigener Geschäftszwecke geht und in der Befragung nicht etwa die Mitarbeiter selbst im Mittelpunkt, sondern Unternehmen, Produkte oder Vertriebsprozesse im Fokus der Befragung stehen. Allerdings fordert § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG eine Abwägung zwischen den berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle und dem schutzwürdigen Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung.

Einwilligung

Steht am Ende Ihrer Prüfung fest, dass weder § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG noch § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG als Rechtsgrundlage infrage kommen, bleibt als Erlaubnisvorschrift für die Datenerhebung nur noch die Einwilligung der Betroffenen. Die Einwilligung muss nicht zwingend schriftlich vorliegen. Gemäß § 4a Abs. 1 Satz 3 BDSG kann davon abgesehen werden, wenn h wegen der besonderen Umstände eine andere Form angemessen ist. Achtung: Klären Sie vor den Rechtsgrundlagen stets die Frage, ob es sich bei den Antworten überhaupt um personenbezogene Daten handeln kann. Ist definitiv kein Rückschluss auf einen konkreten Antwortgeber möglich, spielen Rechtsgrundlagen nur eine untergeordnete oder gar überhaupt keine Rolle. Fehlt der Personenbezug, sind die Vorgaben des BDSG nicht anwendbar.

Bieten Sie Ihre Beratung

Wenden Sie sich an die zuständigen Personen im Unternehmen. Zeigen Sie auf, dass der/die Datenschutzbeauftragte/r gerne dabei unterstützen, dass der Umgang mit personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Befragung anfallen, datenschutzkonform abläuft. Integrieren Sie in Ihre Beratung folgende Punkte:

Beratungstipp 1: Transparenz

Das oberste Gebot ist Transparenz. Denn gerade dann, wenn Mitarbeiter vonseiten des Unternehmens um ihre Meinung gebeten werden, kommt schnell die Befürchtung auf, dass die Antworten ausgewertet werden und negative Konsequenzen für den Einzelnen nach sich ziehen können. Um das zu verhindern und zu vermeiden, dass die Mitarbeiter nicht teilnehmen wollen oder unwahre Antworten geben, sind die Mitarbeiter über den exakten Ablauf der Befragung ausführlich zu informieren. Außerdem ist Transparenz darüber zu schaffen, was im Rahmen der Befragung mit den Daten passiert. Das heißt, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden, wie lange die Daten gespeichert, an wen sie weitergegeben werden und welche Auswertungen konkret geplant sind. Empfehlenswert ist, die Mitarbeiter schon frühzeitig auf das Vorhaben einer Befragung hinzuweisen.

Beratungstipp 2: Freiwilligkeit

Machen Sie gleich zu Beginn deutlich: Mitarbeiterbefragungen sollten stets auf freiwilliger Basis erfolgen. Eine Teilnahmepflicht sollte es nicht geben. Auf die Freiwilligkeit ist ausreichend hinzuweisen. Auch auf den Fragebögen selbst sollte ein Hinweis integriert und optisch hervorgehoben werden. Es ist davon abzuraten, lediglich eine allgemeine Information - beispielsweise im Intranet - zu veröffentlichen. Das Risiko ist zu hoch, dass der Hinweis untergeht und nicht wahrgenommen wird. Besser ist es, in der Befragung auf Pflichtfragen zu verzichten und sie so zu gestalten, dass Teilnehmer auch bestimmte Fragen, die beispielsweise mit einem * gekennzeichnet werden, unbeantwortet lassen können.

Beratungstipp 3: Datensicherheit

Unabhängig davon, ob das Unternehmen die Befragung in Papierform oder in digitaler Form durchführen möchte: Im Zentrum steht in beiden Fällen, dass die Sicherheit der Daten gewährleistet sein muss. So müssen Sie alle notwendigen technisch-organisatorischen Schutzmaßnahmen ergreifen. Darunter fällt z. B. eine sichere Verschlüsselung, um eine Manipulation der Daten zu verhindern. Außerdem sind die Daten an einem Ort zu speichern, auf den Unbefugte keinen Zugriff haben. Die Daten einsehen dürfen Personen, die dazu berechtigt und für die Auswertung der Befragung zuständig sind. Es muss ein Konzept für die Befragung geben, in dem alle essenziellen Aspekte zum Tragen kommen. Besonderes Augenmerk liegt dabei auf dem Berechtigungskonzept und den Möglichkeiten, Auswertungen vorzunehmen.

Beratungstipp 4: Dauer der Speicherung

Für die Speicherung der erhobenen personenbezogenen Daten gilt: Ist der Zweck der Speicherung der Daten erreicht, müssen sie sicher gelöscht werden (vgl. § 35 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 BDSG). Das bedeutet in der Praxis: Ist die Auswertung der erhobenen Daten abgeschlossen und stehen die Ergebnisse der Befragung fest, müssen die Verantwortlichen die Daten löschen. Sollte aus bestimmten Gründen darüber hinaus eine Aufbewahrung der Daten geplant sein, ist ein konkretes Löschdatum festzulegen. Im Übrigen können die Daten natürlich auch anonymisiert werden. Anonymisierte Daten können - da ohne Personenbezug - dann unbegrenzt aufbewahrt werden.

Beratungstipp 5: Betriebsrat

Der Betriebsrat hat bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen kein Mitbestimmungsrecht, aber er muss gemäß § 80 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz über das Vorhaben in Kenntnis gesetzt werden. Raten Sie dazu, den Betriebsrat so früh wie möglich zu informieren - das schafft Transparenz und fördert Vertrauen.

Beratungstipp 6: Anonymität 

Die Prinzipien und Regelungen zum Datenschutz gelten nur, wenn es um personenbezogene Daten geht. Das bedeutet: Sind keine Daten mit Personenbezug im Spiel, sinkt auch im selben Verhältnis das Datenschutzrisiko. Wird die Umfrage anonym durchgeführt, greifen die datenschutzrechtlichen Regelungen nicht, da es nicht um personenbezogene Daten geht. Anonym ist die Befragung dann, wenn zu keinem Zeitpunkt der Befragung Rückschlüsse auf eine bestimmte Person gezogen werden können. Raten Sie dazu, auf personenbezogene Daten wie Personalnummer, Name, aber auch Identifikationsmöglichkeit des Computers des Teilnehmers im Rahmen der Befragung durchgehend zu verzichten.

Zu den Nutzen und Vorteilen aller Methoden der Mitarbeiterbefragungen hier ein Überblick: